Адміністративна функція організації за обсягом, змістом і структурою об'єднуваних операцій надзвичайно об'ємна і складна, їх сукупність становить зміст управлінської діяльності в організації — функції менеджерів організації.
Функції менеджменту (менеджерів) — сукупність дій і операцій, які здійснює менеджмент організації з метою узгодження спільної діяльності її працівників у процесі досягнення цілей організації.
А.Файоль серед функцій менеджерів виділяв планування, організування, розпорядництво, координування та контролювання, вважаючи їх складовими адміністративної функції організації, які реалізує управлінський апарат.
У сучасній управлінській науці виокремлюють від чотирьох до п'ятнадцяти загальних функцій менеджерів: планування, організування, мотивування, контролювання, визначення цілей, прогнозування, регулювання, координування, облік, аналіз, реалізація (управлінських рішень), комунікація, інформація, робота з кадрами, керівництво й лідерство і т. д. Це спричинено різним змістом, який вкладають автори в поняття однойменних функцій, особливостями функціонування об'єктів управління, на основі яких досліджувалися функції, а також одностороннім трактуванням сутності функцій менеджерів в аспекті змісту службової діяльності лінійних менеджерів, притому, як правило, вищого рівня. Ігнорується принципова методологічна засада — трактування функцій як окремих спеціалізованих видів спільної управлінської праці. [18, c.205]
На мою думку, незалежно від рівня чи сфери менеджмент виконує чотири головні функції: планування й ухвалення рішень, організацію діяльності, лідерство і контролювання (рис.2.1).
Планування й ухвалення рішень. У найпростішій формі планування означає визначення організаційних цілей і рішення, як ліпше їх досягти. Ухвалення рішення — частина процесу планування, що передбачає вибір напряму дій із різних варіантів. Планування і ухвалення рішень забезпечує ефективність діяльності менеджера за допомогою передбачення майбутньої діяльності.
Організація діяльності. Після того, як менеджер визначив ціль і розробив реальний план, наступною функцією менеджменту є організація людей і груп для виконання плану. Тобто організація діяльності визначає, як дії і ресурси повинні бути пов'язані між собою.
Лідерство. Третьою базовою функцією менеджменту є лідерство. Дехто трактує лідерство як найважливіший і найсуперечливіший з усіх управлінських видів діяльності. Лідерство - це сукупність процесів, які використовують, щоб переконати людей працювати разом для досягнення інтересів організації.
Контролювання. Завершальною фазою процесу функціонування менеджера є контролювання, або моніторинг, за процесом організації для досягнення цілей. У міру того, як організація прагне досягти своїх цілей, менеджери повинні спостерігати за прогресом для забезпечення мети організації в певний період часу.
Лінійний менеджер відповідає за здійснення всього комплексу дій з управління господарюючим суб'єктом, однак роль його у реалізації різних функцій неоднакова. Одні з них він цілком або частково виконує особисто (визначення цілей діяльності, прийняття рішень, мотивування, контролювання), інші координує або виконує спільно з працівниками управління організації (планування, організація, контролювання).
В організованих системах з високим рівнем поділу праці діяльність працівника залежить від діяльності його співробітників і, як наслідок, існує диференційований комплекс функцій менеджменту. Він відображає комплекс робіт із управління соціально-економічною системою, які виконують лінійні та функціональні менеджери й підпорядковані їм управлінські працівники. Звідси в сучасному трактуванні поняття «функція управління (менеджменту)» застосовують у двох значеннях: як цільове призначення управлінської діяльності взагалі і як відносно самостійна частина загальної управлінської діяльності суб'єкта управління. Сукупність однорідних операцій і дій у процесі менеджменту може бути відповідно згрупована у певні підкомплекси, кожний із яких називають загальною функцією менеджменту. [20, c.110]
Загальна функція менеджера — частина управлінського циклу, якій властивий регулярний вид діяльності органів управління і яка визначає спеціалізацію управлінської праці незалежно від сфери діяльності господарюючого суб'єкта. Загальні функції менеджменту повинні охоплювати управлінську діяльність його суб'єкта і не дублюватися. Кожний об'єкт характеризують самостійні процеси, які вимагають управління: функціями менеджменту, пов'язаними з розвитком людини; функціями менеджменту, пов'язаними з управлінням матеріальними елементами виробничого процесу (забезпечення функціонування та розвитку техніки, технології, предметів і засобів праці та управління нововведеннями, пов'язаними із засобами виробництва); функціями менеджменту, пов'язаними з ефективним використанням трудових, матеріальних та фінансових ресурсів, зі зростанням ефективності виробничої діяльності організації; функціями менеджменту, пов'язаними із забезпеченням єдності впливу й удосконалення управлінської діяльності, спеціалізації та інтеграції управлінської праці, управлінням інформаційними процесами.
За ознакою впливу на всі сфери діяльності організації виокремлюють такі конкретні функції менеджерів: перспективне, поточне економічне та соціальне планування; організація робіт зі стандартизації; облік і звітність; економічний аналіз. За ознакою впливу на окремі стадії виробничого процесу – управління технічною підготовкою виробництва; організація виробництва (основного, забезпечувального і обслуговуючого); управління технолог-гічними процесами; оперативне управління виробництвом; організація метрологічного забезпечення; технічний контроль і випробування; збут продукції. За ознакою впливу на окремі чинники виробництва — організація роботи з кадрами; управління організацією праці і заробітної плати; матеріально-технічне постачання; капітальне будівництво; організація фінансової діяльності.
Функції можуть об'єднуватися у певні групи і за іншими ознаками: 1 — за об'єктом управління: управління об'єднанням, підприємством, цехом і т. п.; 2 — за характером діяльності: економічна, або господарська (керівництво обігом виробничих фондів, виробництвом, реалізацією продукції), соціальна (формування трудового колективу, розвиток соціальної інфраструктури), організаційна (проектування, організація і функціонування системи); 3 — за впливом на окремі стадії виробничого процесу: управління технікою виробництва, організація виробництва основного, допоміжного, обслуговуючого), управління технологічними процесами, оперативне управління виробництвом, організація метрологічного забезпечення, техніко-технологічний контроль, збут продукції; 4 - за ознакою впливу на окремі фактори виробництва: робота з кадрами, управління організацією праці і заробітною платою, матеріально-технічне постачання, капітальне будівництво, організація фінансової діяльності. При встановленні складу функцій і формування на їх основі структурних підрозділів допускається об'єднання або розчленування окремих функцій. В результаті створюються багатофункціональні підрозділи, однофункціональні, або ж декілька підрозділів виконують роботи, що відносяться до однієї функції. [22, c.173]
Розглядаючи функціональну характеристику менеджменту, класичний перелік функцій менеджерів (планування, організація, мотивація і контроль), доцільно доповнити функцією регулювання, яка необхідна для усунення небажаних наслідків реалізації будь-якої з названих функцій. Вибір саме функції регулювання, а не координації не випадковий, адже, організуючи операційний процес, важливіше не узгодити дії, а привести їх у такий стан, який забезпечить правильну поточну роботу, починаючи з проектування операційної системи і завершуючи її функціонуванням, та буде сприяти усуненню відхилень під час реалізації операційної прогрими.
Функція організації має на меті формування керуючої та керованої підсистем і створює передумови для вирішення завдань, поставлених на стадії планування та реалізується підчас впровадження в операційний процес передбачених операційною програмою заходів. При цьому менеджери вирішують питання структури, обирають виконавців, форми спеціалізації, методи виконання робіт, упорядковують та регламентують дії виконавців, закріплюють завдання за певними операціями, призначають терміни виконання завдань і, у зв'язку з цим, відповідають за якість розподілу повноважень між працівниками та їх розстановку за відповідними робочими місцями.
Функція організації тісно пов'язана з функцією мотивування. Призначення функції мотивування в менеджменті полягає у стимулюванні підлеглих до сумлінного і якісного виконання своїх повноважень. У даному випадку прийнятні методи матеріального стимулювання і морального впливу — позитивного і негативного спрямування. Вони активізують персонал до високоякісної роботи і тим самим підвищують ефективність функціонування операційної системи.
Механізм функції контролювання спрямований на виявлення, аналіз й узагальнення результатів операційного процесу. Зазначена функція реалізується на підставі даних про хід виконання планових задач, інформації про наявність відхилень від установлених показників та передбачає аналіз причин цих відхилень.
Регулювання відбувається у процесі реалізації будь-якої з зазначених вище функцій і має, на меті усунення відхилень, огріхів і похибок, виявлених під час контролювання. Воно пов'язане з поточними управлінськими рішеннями та спрямоване на коригування відхилень всередині операційної системи та збереження рівноваги запланованого процесу. Актуальність цієї функції обумовлена тим незаперечним фактом, що від своєчасності й адекватності вжитих операційними менеджерами заходів щодо запобігання або усунення відхилень і збоїв у ході реалізації операційного процесу залежить остаточна загальна результативність функціонування операційної системи. Слід зазначити, що функції контролювання і регулювання виконують роль гнучких інструментів, за допомогою яких параметри операційного процесу безупинно повертаються в суворі, передбачені операційною програмою рамки. [8, c.308]
Належним чином виконуючи зазначені функції менеджменту, менеджери покладаються на цілу низку специфічних навиків. Найважливішими управлінськими навиками є технічні, міжособові, концептуального мислення, діагностичні, комунікативні, ухвалення рішень та вміння правильно розподіляти час.
Технічні навики. Технічні навики - це навики, потрібні для виконання або розуміння специфічних видів роботи в організації. Вони особливо важливі для менеджерів нижчого рівня. Ці менеджери проводять багато часу, навчаючи підлеглих і відповідаючи на запитання щодо проблем, пов'язаних з роботою. Менеджери нижчого рівня повинні знати, як виконувати завдання, призначені для тих, кими вони керують, якщо вони хочуть досягти успіху.
Міжособові навики. Менеджери значну частину часу спілкуються з людьми як всередині, так і за межами організації. З огляду на це менеджер також потребує міжособових навиків - здатності спілкуватися, розуміти та мотивувати окремих людей і групи. Як менеджер підіймається по організаційній драбині, так він повинен знайти спільну мову з підлеглими, рівними за станом, і тими, хто перебуває на вищих рівнях організації. Враховуючи велику кількість функцій, які менеджер виконує, він також повинен уміти працювати з постачальниками, споживачами, інвесторами та іншими людьми поза організацією.
Навики концептуального мислення. Концептуальні навики залежать від здатності менеджера мислити абстрактно. Менеджери повинні мати абстрактне мислення, щоб розуміти суть роботи організації та її середовище, збагнути, як усі частини організації існують разом, і розглядати організацію схоластичним способом. Це їм дає змогу думати стратегічно, бачити картину в цілому й ухвалювати обґрунтовані рішення, корисні для цілої організації.
Діагностичні навики. Кваліфіковані менеджери також мають діагностичні здібності, або навики, що дають змогу менеджеру передбачати найбільш ймовірне реагування на ситуацію. Терапевт діагностує хвороби пацієнта за допомогою аналізу симптомів і визначення їхньої можливої причини. Так само менеджер може діагностувати й аналізувати проблему в організації за допомогою вивчення її симптомів, а тоді відшукати її вирішення.
Комунікативні навики. Комунікативні здібності стосуються спроможності менеджера ефективно повідомляти ідеї та інформацію іншим, а також сприймати ідеї та інформацію від інших. Ці навики дають змогу менеджеру передавати ідеї підлеглим, завдяки чому ті знають, що від них очікують, координувати роботу з рівними за рангом і колегами для доброї співпраці, та інформувати менеджерів вищого рівня про стан речей. Крім того, комунікативні навики допомагають менеджеру прислухатися до того, що кажуть інші, розуміти справжній підтекст листів, електронної пошти, звітів та іншої письмової кореспонденції.
Навики ухвалення рішень. Кваліфіковані менеджери також володіють майстерністю ухвалювати рішення. Навики ухвалення рішень передбачають спроможність менеджера правильно виявляти і визначати проблеми та можливості, а тоді вибирати оптимальний напрям дій, щоб вирішити проблеми і перетворити можливості у капітал. Жоден менеджер не завжди ухвалює правильні рішення. Однак кваліфіковані менеджери ухвалюють правильні рішення у більшості випадків. А коли вони ухвалюють неправильні рішення, то переважно швидко визнають помилку і виправляють її, щоб компенсувати організації витрати або збитки, наскільки це можливо.
Уміння правильно розподіляти час. У кінцевому результаті менеджери з досвідом переважно вміють правильно розподіляти час. Навики розподіляти час полягають у спроможності менеджера визначати пріоритети у роботі, працювати ефективно і доручати, відповідно, роботу іншим. Як зазначено, менеджери стикаються з багатьма різними труднощами і проблемами. Менеджеру дуже легко заглибитися у виконання роботи, яку можна відтермінувати або передати іншим. На жаль, коли таке трапляється, важчою і важливішою роботою може бути знехтувано. [7, c.177]